A medida que una empresa crece, se necesita aplicar herramientas innovadoras que garanticen el éxito de sus proyectos. Sin una buena dirección estratégica, ninguna propuesta podrá concretarse de manera satisfactoria, pese al esfuerzo y las ganas del equipo de trabajo, pues sin un monitoreo adecuado es muy probable que las cosas se salgan de control. En tal sentido, una oficina de gestión de proyectos (PMO por sus siglas en inglés) significa una gran ayuda para encargarse de supervisar a tiempo real que todo marche de acuerdo a lo planeado sin sobrecargar al personal.
Ante una crisis como la que vivimos por COVID-19, una oficina de gestión de proyectos se convierte en una entidad con recursos propios para acompañar a las empresas a adaptarse rápidamente a la realidad digital. Se considera, incluso, que puede convertirse en una base para una cultura mejorada de la gestión de proyectos debido a que un gran porcentaje de organizaciones considera a la transformación digital como parte de su estrategia a corto, mediano y largo plazo.
¿Qué es un PMO?
Una PMO se refiere a la Oficina de Gestión de Proyectos, la cual se ocupa de mantener estándares y optimizar los procesos para la gestión los proyectos de una empresa, con la finalidad de que estos se cumplan sin dificultades. Por extensión, un PMO es también la persona encargada de dirigir este departamento, quien debe responder de forma rápida y eficaz a los problemas que se presenten durante su actividad directiva.
Un PMO es el corazón de cualquier proyecto, pues actúa como un elemento clave para su éxito. Su trabajo tiene la finalidad de potenciar el rendimiento de los equipos mediante la comunicación, por ello debe contar con un perfil colaborativo y flexible, además de ser cercano, proactivo e innovador, garantizando de esa manera que todos trabajen persiguiendo los mismos objetivos estratégicos. Actualmente, para que esto resulte posible, la digitalización es clave.
PMO: de lo clásico a lo digital
La era digital trajo consigo un gran cantidad de datos que muchas empresas han empezado por analizar y explotar, lo cual supone un reto tanto técnico como organizativo, pero también la oportunidad de gestionar proyectos de forma más eficiente. Esta integración de plataformas nuevas y heredadas requiere de un conjunto de habilidades en tecnologías digitales que muchos recursos clásicos de la PMO no tienen. Es entonces cuando la PMO necesita evolucionar.
Para lograrlo, es necesario que la empresa esté abierta a la digitalización y que las áreas clave estén dispuestas a apoyar a la PMO en esa transformación. Sin eso, sería imposible encontrar los recursos necesarios para que la PMO evolucione. Aunque no ocurra de manera inmediata, alcanzar esta madurez requiere centrarse en la integración de varios puntos de datos para la renovación organizacional, con el objetivo de convertir a la PMO en un brazo estratégico que ayude a apalancar la transformación digital.
Actualmente, el éxito de la PMO radica en la digitalización.
El rol del PMO en proyectos de transformación digital
Por muchos años, la globalización y el desarrollo tecnológico han brindado diversas soluciones a las necesidades de las empresas, las cuales saben que con la llegada de la transformación digital, será difícil mantener las prácticas de gestión tradicionales, por lo que es necesario moverse y evolucionar. En ese sentido, la PMO constituye la estructura central de este nuevo proceso, aportando flexibilidad, integración y criterios de priorización en la cartera de proyectos.
Un PMO tiene la oportunidad de liderar proyectos de transformación digital, siendo y teniendo una respuesta inmediata a una necesidad única. Su verdadero aporte radica en que es capaz de administrar las propuestas y adaptarlas a la nueva realidad, priorizando los proyectos correctos para ejecutarlos según le convenga al negocio. Su rol consiste en articular la integración de las nuevas tecnologías para facilitar el proceso de desarrollo y crecimiento organizacional.
